Veel freelancers geloven dat een AI-gegenereerd financieel rapport automatisch correct is. Die aanname klopt niet, en het kost je tijd en geld als je het pas bij je aangifte ontdekt.
Btw-regime wordt vaak verkeerd toegepast
AI-tools kennen je fiscale situatie niet tenzij je die zelf configureert. Werk je onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen in België, dan moet je dat expliciet instellen in tools als Billit of Exact Online.
Zonder die instelling rapporteert de tool standaard met btw-verplichtingen die voor jou niet gelden. Dat geeft een vertekend beeld van je cashflow.
Gemengde privé- en zakelijke rekeningen
Freelancers die één rekening gebruiken voor privé en zakelijk, voeden AI-tools met gemengde data. De tool classificeert supermarktbetalingen soms als kantoorkosten en omgekeerd.
Dat klinkt onwaarschijnlijk, maar het gebeurt regelmatig als de omschrijving van een transactie vaag is. Controleer maandelijks de automatische categorisering.
Facturen in meerdere valuta zonder basismunt
Stel je basismunt in als euro en zorg dat de tool weet welke wisselkoersbron hij gebruikt. De Europese Centrale Bank publiceert dagelijkse referentiekoersen die fiscaal aanvaardbaar zijn in België.
Tools die een interne koers hanteren, wijken soms 1 tot 2 procent af. Over een jaar met 60.000 euro buitenlandse omzet scheelt dat merkbaar.
Rapporten bewaren zonder versiegeschiedenis
Een rapport dat je in maart genereert en in september aanpast, moet traceerbaar zijn. Sla elke maandafsluiting op als afzonderlijk PDF-bestand met datum in de bestandsnaam.
Zo heb je altijd een ongewijzigd historisch overzicht als een klant of de belastingdienst vragen stelt over een specifieke periode.