Geautomatiseerde financiële rapportage werkt alleen als de basis goed staat. Toch slaat een groot deel van de freelancers de configuratiefase over en vraagt zich later af waarom de cijfers niet kloppen.
Fiscaal jaar niet correct ingesteld
In België loopt het fiscaal jaar voor eenmanszaken van 1 januari tot 31 december. Sommige tools staan standaard ingesteld op een ander startpunt, afhankelijk van de regio-instelling.
Als het fiscaal jaar verkeerd staat, vergelijkt de tool kwartalen die niet overeenkomen met je aangifte. Controleer dit als eerste voor je ook maar een factuur invoert.
Kostensoorten te breed gedefinieerd
Een categorie als beroepskosten zegt niets. Maak onderscheid tussen software-abonnementen, reiskosten, werkmateriaal en opleiding. Die granulariteit heeft directe invloed op welke kosten aftrekbaar zijn.
Freelancers die alles onder dezelfde noemer gooien, missen aftrekposten of boeken niet-aftrekbare kosten foutief als beroepskosten.
Geen terugkerende facturen als zodanig markeren
Maandelijkse abonnementen voor tools als Adobe Creative Cloud of Notion moeten als terugkerend worden ingesteld. Anders behandelt de AI elke betaling als een nieuwe, eenmalige kost.
Dat verstoort trendanalyses en maakt het moeilijker om te zien of je vaste lasten stijgen. Freelancer Lies Hermans uit Antwerpen merkte zo dat haar toolkosten in anderhalf jaar met 38 procent gestegen waren, iets wat haar niet eerder was opgevallen.
Integraties met betalingsdiensten niet testen
Stripe of Payconiq-integraties synchroniseren niet altijd correct met je boekhoudtool. Test elke integratie met een handmatige testbetaling en vergelijk de uitkomst in beide systemen voor je live gaat.